Wij hebben een verschil in procedure en leenvoorwaarden tussen zoölogische/geologische en botanische bruiklenen. Hieronder worden beide opties uitgebreid beschreven.
Zoölogische & geologischecollectiestukken lenen
Voor wetenschappelijk onderzoek kan een onderzoeker een bruikleenverzoek indienen. Echter voordat u een verzoek indient is het nodig om de wetenschappelijke bruikleen voorwaarden goed door te lezen om te zien of u hieraan kunt voldoen. Kijk ook of u het object echt fysiek nodig heeft, soms kan een gemaakte gedetailleerde foto al voldoende zijn en dan hoeft het object geen onnodig risico te lopen tijdens een transport. Ook een foto verzoek kunt u via het leenbureau indienen.
Naturalis leent geen uniek materiaal of primaire type materiaal uit en alleen objecten die in een goede staat verkeren kunnen uitgeleend worden. Daarnaast moet de onderzoeker die verantwoordelijk is voor een leen altijd een onderzoeker zijn in vaste dienst van het instituut waar het onderzoek plaatsvindt. Als een onderzoeker niet in vaste dienst van het instituut het onderzoek uitvoert moet dit ook meteen aangegeven worden in de bruikleenaanvraag en een onderzoeker wel in vaste dienst zal dan verantwoordelijk zijn voor de leen.
Indienen bruikleenverzoek
Als u een wetenschappelijk bruikleen verzoek indient, moet hier tenminste instaan wat u wilt lenen, voor hoelang u dit materiaal nodig heeft voor het onderzoek, waar u het onderzoek gaat uitvoeren en een onderzoeksvoorstel.
- Download hier de wetenschappelijke bruikleenvoorwaarden zoölogie/geologie
- Download hier onze sample policy and agreement
- Download hier onze instructions and agreement for media use of the scientific collection
Een bruikleenverzoek voor wetenschappelijk onderzoek kan gemaild worden aan uitleenadministratie@naturalis.nl. Na ontvangst van het bruikleenverzoek zal deze worden voorgelegd bij de desbetreffende collectiebeheerder die uiteindelijk een verzoek goedkeurt of afwijst. Het is ook mogelijk dat de collectiebeheerder contact opneemt met de onderzoeker die de bruikleen aanvraagt voor meer informatie over het onderzoek.
Afhandeling bruikleenverzoek
Houd er rekening mee dat hier wat tijd overheen kan gaan. We proberen een wetenschappelijke bruikleenaanvraag binnen twee weken af te handelen, maar soms is dit niet haalbaar door omstandigheden.
Het kan ook voorkomen dat een bruikleenverzoek wordt afgewezen. Maar dit betekent niet dat het object niet beschikbaar is voor onderzoek. Neem daarom contact op met de registrar (uitleenadministratie@naturalis.nl) of de betrokken collectiebeheerder om te kijken of een bezoek aan Naturalis mogelijk is om zo toch onderzoek te kunnen doen aan het betreffende object.
Botanischecollectiestukken lenen
De herbariumcollecties van Naturalis Biodiversity Center (NBC) zijn beschikbaar voor studie voor iedere gekwalificeerde bezoeker. Aanvragen voor het lenen van specimens van erkende botanische instellingen of afdelingen worden in overweging genomen. Specimens worden normaliter voor een periode van 12 maanden in bruikleen gegeven. Indien verlenging van de bruikleenperiode nodig is, moet de ontvangende instelling een officieel verzoek indienen waarin zij verklaart dat de bruikleen nog steeds compleet is en dat de specimens onbeschadigd zijn. Wij behouden ons het recht voor te allen tijde de teruggave van ons leenmateriaal te vragen.
De collecties van het NHN worden nu ontsmet door middel van diepvriezen. In het verleden zijn de collecties echter behandeld met kwikchloride om schade door insecten te voorkomen. Aangezien niet altijd op de vellen is aangegeven of zij met kwikchloride zijn behandeld, moet al het materiaal zodanig worden behandeld dat de gezondheid van de gebruiker niet in gevaar komt.
Hier wordt benadrukt dat het NHN bij het gebruik van zijn collecties ernaar streeft de letter en de geest van het Verdrag inzake biologische diversiteit in acht te nemen. Dit betekent dat op grond van deze overeenkomst het in bruikleen gegeven materiaal, of een afgeleide daarvan, niet mag worden gecommercialiseerd. Commercialisering omvat, maar is niet beperkt tot, verkoop, het indienen van een octrooiaanvraag, het verkrijgen of overdragen van intellectuele eigendomsrechten of immateriële rechten door verkoop of licentie of op enige andere wijze, het beginnen van productontwikkeling, het verrichten van marktonderzoek en het streven naar goedkeuring voordat het materiaal op de markt wordt gebracht.
Aanvaarding door de ontvanger van het in bruikleen verzonden materiaal houdt in dat de ontvanger instemt met de voorwaarden van onze bruikleen. Indien de ontvanger niet bereid is het materiaal onder deze voorwaarden te aanvaarden, moet het materiaal worden teruggezonden.
Het aanvragen van bruiklenen
Aanvragen voor bruiklenen dienen door een erkende botanische instelling of afdeling te worden gericht aan de collectiebeheerders van het NBC op botaniecollectie@naturalis.nl, die verantwoordelijk zijn voor de veilige bewaring en teruggave van de geleende specimens. Geef aan voor wie het materiaal wordt aangevraagd en wat de aard van het project is. Geef de namen en mogelijke synoniemen waaronder de specimens waarschijnlijk zullen worden gearchiveerd en specificeer de gewenste geografische regio('s) voor de aangevraagde soorten. Gelieve geen typespecimens aan te vragen. Het NBC heeft alle herbariumvellen, met inbegrip van de typespecimens, in beeld gebracht en kan deze raadplegen op www.bioportal.naturalis.nl of www.gbif.org.
Als een aangevraagde lening een aanzienlijke hoeveelheid specimens betreft, raden wij de onderzoeker aan ons herbarium te bezoeken.
Terugzending en overdracht van bruiklenen
De specimens moeten op dezelfde wijze worden verpakt als bij ontvangst. Alle retourzendingen en correspondentie over de bruiklenen moeten worden gericht aan de leningsfunctionaris. De ontvangende instelling mag geleende specimens niet overdragen zonder onze toestemming en de bereidheid van de voorgestelde ontvanger (die een andere erkende botanische instelling moet zijn) om de overdracht te aanvaarden. Een ontvangstbevestiging van de ontvangende instelling moet dan naar Leiden worden gestuurd. Ook mogelijk per e-mail naar: botaniecollectie@naturalis.nl.
Behandeling
De vellen moeten met de grootste zorg worden behandeld. Buig of vouw de vellen niet en leg ze niet neer (zoals bij fotokopiëren of scannen). De vellen moeten in hun beschermende hoes worden bewaard en noch de vellen noch de hoezen mogen direct van aantekeningen worden voorzien (zie hieronder).
Annotaties
Identificaties en/of bevindingen moeten worden vermeld op afzonderlijke etiketten, ondertekend door de gebruiker. De etiketten moeten niet op het blad worden geplakt, maar achter een etiket of tak worden geschoven, zodat de collectiebeheerders ze bij aanpassing in de database kunnen plakken. De annotatie-etiketten moeten getypt of gedrukt zijn, de geschreven etiketten moeten leesbaar zijn en met permanente inkt zijn aangebracht. De etiketten moeten de taxonnaam, de naam van de onderzoeker en de identificatiedatum bevatten. Voor taxa in de rang van soort en lager moet(en) altijd de naam van de auteur(s) worden vermeld, bij voorkeur aan de hand van de standaardlijst van auteurs van plantennamen, ed. Brummitt & Powell (Kew, 1992). Bestaande labels mogen niet worden verwijderd of beschadigd en wijzigingen in de tekst zijn niet toegestaan. Gelieve geen aantekeningen te maken op de vellen, oude labels of covers.
Citeren en uitwisselen
Het wordt zeer op prijs gesteld als leners:
- Naturalis Biodiversity Center citeren in hun publicaties.
- Naturalis Biodiversity Center informeren over de boeken en/of tijdschriften waarin hun resultaten zijn (of worden) gepubliceerd, en ten minste één exemplaar van hun publicatie(s) opsturen.
- Helpen bij het opvullen van mogelijke lacunes in de collecties van het NBC door duplicaten uit hun eigen collecties aan te bieden.